Avant d'annoncer : se mettre d'accord avec la personne qui part
Un départ appartient d'abord à la personne qui s'en va. Avant d'écrire quoi que ce soit, prenez quelques minutes avec elle pour vous mettre d'accord sur trois points :
- le moment de l'annonce, et l'ordre : certaines personnes veulent prévenir elles-mêmes leurs collègues les plus proches avant le message collectif ;
- ce qui peut être dit de la suite : un nouveau poste, une reconversion, un projet personnel, ou rien du tout ;
- la façon dont ses dossiers seront repris, pour pouvoir rassurer l'équipe et les clients dès l'annonce.
Quand et par quel canal annoncer un départ
L'idéal est d'annoncer le départ de vive voix à l'équipe proche, en réunion, puis de confirmer par écrit. Le message écrit sert aux autres services, aux collègues à distance et aux partenaires, et il évite que chacun l'apprenne par la bande.
N'attendez pas trop : plus l'annonce tarde, plus les rumeurs ont le temps de circuler, et moins l'équipe a de temps pour organiser l'au revoir. Une fois la date de départ connue et la personne d'accord, annoncez-le dans les jours qui suivent.
Ce que contient une bonne annonce de départ
Une annonce réussie est courte, positive et pratique. Elle contient presque toujours les mêmes éléments :
- le prénom et le nom de la personne, et la date de son dernier jour ;
- un remerciement pour son travail, avec si possible une réussite précise qu'on lui doit ;
- ce qui peut être dit de la suite, avec l'accord de la personne ;
- qui reprend ses dossiers, ou comment la transition est organisée ;
- une invitation à lui dire au revoir : pot de départ, carte, recommandations.
Annonces pour un départ vers un nouveau poste
Le cas le plus fréquent. Remplacez les éléments entre crochets, et ne mentionnez la suite que si la personne est d'accord.
Bonjour à toutes et à tous, [Prénom Nom] nous quittera le [date] pour rejoindre un nouveau poste. Pendant ses années parmi nous, [Prénom] a notamment porté [projet ou réussite]. Je tiens à l'en remercier chaleureusement. [Prénom du successeur] reprendra ses dossiers. Un pot sera organisé avant son départ.
Chère équipe, j'ai le regret de vous annoncer le départ de [Prénom], qui part relever un nouveau défi. Son sens de l'organisation et sa disponibilité vont nous manquer. Vous pouvez lui écrire jusqu'au [date]. La transition est assurée par [Prénom].
Bonjour à tous, après de belles années dans l'équipe, [Prénom] a choisi de poursuivre son parcours ailleurs. Je sais combien vous appréciez travailler avec elle, et je partage ce sentiment. Profitons des semaines qui restent pour la remercier comme il se doit.
Bonjour à toutes et à tous, [Prénom] a décidé de donner un nouvel élan à sa carrière et quittera [Entreprise] le [date]. Merci à [Prénom] pour son engagement et son enthousiasme. Nous lui souhaitons le meilleur pour la suite.
Annonces pour un départ à la retraite
Une retraite se fête : le ton peut être plus chaleureux, et l'annonce peut rappeler le chemin parcouru.
Bonjour à toutes et à tous, après une longue et belle carrière, [Prénom Nom] prendra sa retraite le [date]. Sa connaissance de la maison et sa générosité ont accompagné plusieurs générations de collègues. Nous aurons l'occasion de la fêter ensemble, je vous tiendrai informés.
Chère équipe, [Prénom] a décidé de profiter d'une retraite bien méritée. Vous avez été nombreux à apprendre le métier à ses côtés. Merci, [Prénom], pour tout ce que vous avez transmis. Un moment convivial sera organisé avant son départ.
Bonjour à tous, c'est avec beaucoup d'émotion que je vous annonce le départ à la retraite de [Prénom], le [date]. Pilier de l'équipe, [Prénom] laisse un savoir-faire précieux, que [Prénom du successeur] aura à cœur de prolonger.
Bonjour à toutes et à tous, une page se tourne : [Prénom] part à la retraite à la fin du mois. Merci pour ces années d'engagement, de bonne humeur et de conseils avisés. Nous lui souhaitons une retraite aussi riche que sa carrière.
Annonces pour une fin de contrat ou de mission
Pour une personne en contrat court, en alternance ou en mission, l'annonce peut être plus brève, mais elle mérite autant de reconnaissance.
Bonjour à tous, le contrat de [Prénom] arrive à son terme le [date]. Merci pour son implication et pour tout ce qu'elle a apporté à l'équipe pendant ces mois. Nous lui souhaitons une belle suite.
Bonjour à toutes et à tous, [Prénom] termine son alternance avec nous à la fin de la semaine. Nous l'avons vu progresser et prendre de plus en plus de responsabilités. Merci, et bonne route.
Chère équipe, la mission de [Prénom] s'achève le [date]. Son regard extérieur et sa rigueur nous ont beaucoup aidés. N'hésitez pas à lui dire au revoir d'ici là.
Bonjour à tous, [Prénom] nous quitte à la fin de son contrat. Merci pour son travail sérieux et sa bonne humeur. Si vous avez travaillé avec elle, c'est le moment de lui écrire une recommandation.
Messages pour prévenir les clients et partenaires
Les clients doivent savoir à qui s'adresser. Présentez toujours la personne qui prend le relais.
Bonjour [Prénom], je vous informe que [Prénom Nom], votre interlocutrice habituelle, quittera [Entreprise] le [date]. [Prénom du successeur], que je mets en copie, suivra désormais votre dossier et vous contactera prochainement.
Bonjour [Prénom], [Prénom Nom] va prochainement quitter notre équipe. Pour que la transition se passe au mieux, [Prénom du successeur] travaille dès à présent à ses côtés sur votre projet. Nous restons bien entendu à votre disposition.
Bonjour [Prénom], je souhaitais vous prévenir personnellement du départ de [Prénom Nom] à la fin du mois. Votre dossier sera repris par [Prénom du successeur], qui en connaît déjà bien l'historique.
Bonjour [Prénom], [Prénom Nom] part à la retraite le [date]. Elle tenait à vous remercier pour la qualité de votre collaboration. À partir de cette date, [Prénom du successeur] sera votre contact.
Ce qu'une annonce de départ ne dit jamais
Une annonce écrite circule et se garde. Quelques précautions protègent la personne qui part, comme l'équipe qui reste :
- Les raisons du départ, sauf si la personne souhaite les partager.
- Toute allusion à un désaccord, à une rupture conventionnelle ou à une difficulté.
- Le nom du futur employeur sans l'accord explicite de la personne.
- Des formules qui sonnent comme un soulagement, ou au contraire comme un reproche.
Après l'annonce : organiser l'au revoir
L'annonce donne le signal : l'équipe sait, et elle a envie de marquer le coup. C'est le bon moment pour lancer l'organisation, avant que les derniers jours ne filent. Notre guide pour organiser un pot de départ vous accompagne étape par étape, et pour un départ à la retraite, nos phrases pour la retraite d'un collègue aident à préparer le discours. Pour la carte, notre générateur de message de départ propose trois messages selon le ton voulu.
Si le départ n'est pas choisi, le ton change complètement : notre guide sur le collègue licencié explique quoi dire et comment l'aider.
En tant que responsable, vous pouvez aussi offrir quelque chose qui servira à la personne après son départ : les recommandations de toute l'équipe. Avec le Leaving Pack de Take Your Skills, chaque collègue écrit en secret une recommandation sur son travail, avec l'aide d'un assistant. Le jour du départ, vous clôturez le pack : la personne reçoit toutes les recommandations par e-mail et les garde sur son profil, pour ses futurs entretiens. C'est gratuit pour tout le monde, et le lien du pack peut être glissé directement dans votre message d'annonce.
Si l'équipe se cotise aussi pour un cadeau, ajoutez dans le pack le lien du pot commun ouvert sur le site de votre choix : les collègues proposent des idées de cadeaux, votent et participent depuis la même page que les recommandations.