Qu'est-ce qu'une prise de références ?
La prise de références est une étape du recrutement pendant laquelle la personne qui recrute contacte des gens ayant travaillé avec vous, le plus souvent par téléphone, parfois par e-mail. Elle cherche à confirmer ce que vous avez dit en entretien et à mieux comprendre votre façon de travailler, vue par quelqu'un d'autre que vous.
Toutes les entreprises ne prennent pas de références, et les pratiques varient selon le secteur, la taille de l'entreprise et le niveau du poste. Mieux vaut pourtant être prêt ou prête : la demande arrive souvent au moment où tout s'accélère, et quelques jours de préparation font une vraie différence.
Une référence est une personne, pas un document. Ne la confondez pas avec deux autres choses :
- la lettre de recommandation, un texte écrit par quelqu'un qui vous connaît, que vous joignez à votre dossier ou affichez sur un profil en ligne ;
- le certificat de travail, que l'employeur remet en fin de contrat : il atteste des dates et de la nature de votre emploi, pas de la qualité de votre travail.
À quel moment du recrutement arrivent les références ?
Le plus souvent, la prise de références intervient en fin de parcours, quand il ne reste que peu de personnes en lice et que l'entreprise s'apprête à faire une proposition. C'est une étape de confirmation : si l'on vous demande des références, votre candidature est en général bien avancée.
Certaines entreprises la placent plus tôt, ou la confient à un cabinet de recrutement. D'autres demandent les coordonnées de vos références dès le dépôt de la candidature, dans un formulaire. Dans tous les cas, vous gardez la main : c'est à vous de fournir les noms, au moment où on vous les demande, et après avoir prévenu les personnes concernées.
Si une proposition d'embauche vous est faite « sous réserve de références », demandez simplement ce que cela recouvre et quand la réponse arrivera. La question est légitime, et elle montre que vous prenez l'étape au sérieux.
Que demande un recruteur à une référence ? Exemples de questions
Il n'existe pas de questionnaire type. Chaque personne qui recrute a ses habitudes, et les questions dépendent du poste. L'échange commence généralement par vérifier les faits, puis s'intéresse à votre façon de travailler, et se termine par une appréciation d'ensemble.
Deux questions méritent une attention particulière. Celle des axes de progrès est fréquente : une référence qui répond « rien » paraît moins crédible qu'une référence qui cite un point de progrès sincère et sans gravité. Celle du départ doit trouver chez votre référence une réponse cohérente avec la vôtre, d'où l'intérêt d'en parler avec elle avant l'appel.
Voici des exemples de questions souvent posées à une référence, formulées ici à propos d'une candidate. Ils vous aideront à préparer vos contacts et à savoir ce qu'ils risquent d'entendre :
- Dans quel cadre avez-vous travaillé avec elle, et pendant combien de temps ?
- Quel était son poste, et quelles étaient ses principales missions ?
- Quels sont, selon vous, ses points forts dans le travail ?
- Pouvez-vous citer une réussite ou un projet dont vous vous souvenez particulièrement ?
- Comment réagit-elle face à une difficulté ou pendant une période chargée ?
- Comment travaille-t-elle en équipe, et comment était-elle perçue par ses collègues ?
- Quel est son degré d'autonomie ? A-t-elle besoin d'un cadre précis pour bien travailler ?
- Comment accueille-t-elle les remarques et les critiques sur son travail ?
- Sur quels points pourrait-elle encore progresser ?
- Si elle encadrait une équipe, comment s'y prenait-elle ?
- Savez-vous pourquoi elle a quitté son poste ?
- Travailleriez-vous de nouveau avec elle, ou la recruteriez-vous si vous en aviez l'occasion ?
Choisir vos références
Une bonne référence n'est pas forcément la personne la plus haut placée. C'est quelqu'un qui a vu votre travail de près, qui s'en souvient bien, et qui sait en parler avec des exemples. Une ou un responsable direct est souvent attendu, mais une collègue proche ou un client fidèle peuvent être tout aussi convaincants.
Préparez deux ou trois noms, avec des regards différents : une personne qui vous encadrait, une personne qui travaillait à vos côtés, et selon votre métier un client ou une personne que vous avez encadrée. Évitez la famille et les amis sans lien professionnel : leur avis ne sera pas retenu.
Pour choisir, posez-vous quelques questions sur chaque nom :
- A-t-elle travaillé avec vous récemment, ou assez longtemps pour vous connaître vraiment ?
- Peut-elle parler des compétences que le poste met en avant ? Pour un poste d'encadrement, une personne que vous avez encadrée apporte un regard précieux.
- Est-elle joignable, et à l'aise pour parler de vous clairement au téléphone ?
- Garde-t-elle de votre collaboration un souvenir positif, sans ambiguïté ?
- Ses propos seront-ils cohérents avec ce que vous avez dit en entretien ?
Prévenir et préparer vos références
Ne donnez jamais les coordonnées d'une personne sans lui avoir demandé son accord. C'est une question de respect, et c'est aussi votre intérêt : une référence prise au dépourvu, qui cherche ses souvenirs au téléphone, vous rend un service très relatif. Notre guide pour demander une recommandation propose un modèle de message pour solliciter une référence.
Une fois l'accord obtenu, préparez-la comme vous prépareriez un entretien. Ne lui dictez pas ses réponses : aidez-la simplement à se souvenir et à cibler ce qui compte. Après l'appel, remerciez-la et tenez-la au courant du résultat : une personne qui a accepté de parler de vous aime savoir comment l'histoire s'est terminée.
Voici ce qu'il est utile de lui transmettre :
- le poste visé, l'entreprise et, si possible, l'offre d'emploi ;
- le nom de la personne qui risque d'appeler, et la période approximative de l'appel ;
- les compétences que le poste met en avant, et les projets communs qui les illustrent ;
- ce que vous avez dit en entretien sur votre rôle, vos réussites et votre départ, pour éviter toute contradiction ;
- un rappel des dates de votre collaboration et de votre poste de l'époque, si elle date un peu.
Pas de bonne référence chez votre dernier employeur ?
La situation n'a rien d'exceptionnel : un départ tendu, une entreprise qui a fermé, une responsable qui a changé de poste, ou un employeur que vous ne souhaitez pas prévenir parce que vous êtes toujours en poste. Aucune de ces situations ne doit vous empêcher de présenter des références solides.
Si vous êtes encore en poste, dites-le simplement : ne pas vouloir alerter son employeur actuel pendant une recherche est une préoccupation légitime. Proposez à la place une personne de confiance dans votre entreprise, ou des références de postes précédents.
Si votre départ s'est mal passé, ne cherchez pas à le cacher et ne dénigrez personne. Proposez une autre personne de la même entreprise qui a vu votre travail : une collègue, un responsable d'un autre service, quelqu'un d'une équipe partenaire. Si la question vient, expliquez le contexte brièvement et sobrement, puis ramenez la conversation sur ce que vous avez accompli.
Si votre ancien responsable est injoignable, cherchez-le sur un réseau professionnel ou passez par d'anciens collègues. À défaut, d'autres regards font l'affaire : un client, un partenaire, une personne rencontrée dans une association, une ou un enseignant si vous sortez de formation.
Enfin, des recommandations écrites réunies au fil des années servent de filet de sécurité. Elles ne remplacent pas un appel quand une entreprise en demande un, mais elles montrent que plusieurs personnes ont apprécié votre travail, y compris dans des postes plus anciens.
Ce que prévoit le cadre légal en France
La prise de références n'est pas une enquête menée dans votre dos. Le Code du travail encadre le recrutement : les informations recherchées sur une candidate ou un candidat doivent avoir pour but d'apprécier sa capacité à occuper le poste ou ses aptitudes professionnelles, et présenter un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé. La personne candidate doit aussi être informée, au préalable, des méthodes de recrutement utilisées à son égard, et aucune information la concernant personnellement ne peut être recueillie par un moyen qui n'a pas été porté à sa connaissance.
En pratique, la prise de références se fait donc à votre connaissance, le plus souvent auprès des personnes dont vous avez vous-même donné le nom. Les recommandations de la CNIL sur le recrutement vont dans le même sens. Si vous ne souhaitez pas qu'une personne en particulier soit contactée, votre employeur actuel par exemple, dites-le clairement.
Les questions posées à vos références restent elles aussi encadrées : elles n'ont pas à porter sur votre santé, votre situation familiale, vos opinions ou tout autre critère de discrimination interdit par la loi. Si vous pensez avoir été écarté ou écartée pour l'un de ces motifs, le Défenseur des droits peut être saisi.
Ces règles comportent des nuances selon les situations. En cas de doute sur un cas précis, renseignez-vous auprès d'une source officielle ou d'une personne spécialiste du droit du travail.
Références sur le CV et recommandations écrites
Inutile d'inscrire les coordonnées de vos références sur votre CV : elles y seraient visibles de tous les lecteurs, sans que les personnes concernées aient été prévenues pour ce poste-là. Une mention sobre comme « références sur demande » suffit, et vous pouvez même vous en passer : une entreprise qui en veut vous les demandera.
Votre CV peut en revanche porter un lien vers ce que d'autres disent de vous. Des recommandations écrites, signées par des personnes identifiables, donnent à la personne qui recrute un aperçu de votre façon de travailler avant même l'étape des références, et elles préparent le terrain pour l'appel.
C'est ce que propose Take Your Skills. Depuis votre profil, le bouton « Demander une recommandation » vous donne un lien à envoyer à vos collègues, responsables ou clients. Chaque personne se connecte avec un code reçu par e-mail, précise votre relation, et un assistant l'aide à écrire en lui posant quelques questions ; elle relit et modifie le texte avant de le publier. Vos recommandations s'affichent sur votre profil public, vous choisissez celles qui restent visibles, et vous partagez l'ensemble par un lien sur votre CV ou en PDF dans votre dossier.
Au moment de la prise de références, proposez de préférence des personnes qui vous ont déjà recommandé par écrit : elles ont récemment rassemblé leurs souvenirs, et leurs propos au téléphone seront cohérents avec le texte que l'entreprise a peut-être déjà lu.